Häufige Fragen

Unsere All-in-One Software richtet sich an die professionelle Ferienvermietung bzw. FeWo-Agentur. vOffice bildet alle Aufgabenbereiche, von der Objekt- & Preisverwaltung über die Buchungsverwaltung, den Check-In/-Out und die Eigentümerabrechnung bis hin zur Personaleinsatzplanung, dem Housekeeping und der vorbereitenden Buchhaltung in einer Software ab. Sogar eure eigene Website bietet vOffice euch kostengünstig, hochmodern und buchungsoptimiert an.

Nein, denn vOffice ist die umfassende Software für Vermietungsagenturen, die professionell Ferienhäuser und Ferienwohnungen verwalten.

Wir bieten einen Buchungskalender ebenso wie ein Reservierungssystem, Tools für die Kommunikation mit Eigentümern wie für die Vermarktung bei Gästen, aber selbstverständlich auch Schnittstellen zur eigenen Fewo Homepage für Direktbuchungen wie auch zu großen Plattformen über unseren eigenen Channel-Manager.

Ja, mit unserem Channel-Manager+, zu dem die Anbindung an nationale Buchungsportale wie z.B. Fewo-Direkt, HomeToGo, Holidu, Check24 & Co. gehört, erhältst du bei vOffice auch eine direkte Anbindung an alle großen Portale, wie booking.com und Airbnb. Dies ermöglicht dir nicht nur die maximale Sichtbarkeit mit eigenem Vertrag, sondern garantiert dir auch beste Konditionen und Rankings auf den jeweiligen Portalen.

Mit mehr als 500.000 Channel-Buchungen p.a. haben wir neue Standards bei der Prozessabwicklung & -automation für dein erfolgreiches Channel-Management geschaffen und sind daher Premium Partner vieler Portale.

Durch die direkte Anbindung unseres Channel-Managers an unsere Verwaltungssoftware stellen wir ebenfalls sicher, dass es nicht zu Doppelbuchungen von Ferienhäusern oder anderen Unterkünften kommen kann. 

Wir sind davon überzeugt, dass man nur Geld zahlen sollte, wenn man zufrieden ist und eine echte Hilfe im Arbeitsalltag erhält. Deswegen hat vOffice eine 30-tägige Kündigungsfrist!

Unser Anspruch ist es, die Betriebsabläufe unserer Kunden zu optimieren und ein echtes Wachstum bei gleichbleibenden Ressourcen zu ermöglichen. Unsere Kunden berichten uns, dass sie mit vOffice zwischen 25-50% effizienter im Arbeitsalltag sind und viele wiederkehrende Aufgaben vollständig automatisieren konnten.

Die Zeitersparnis bei der Beantwortung von Anfragen und Buchungen, beim automatischen Versand von Buchungsbestätigungen, der Erstellung einer Rechnung, der Überprüfung von Zahlungen durch das System oder bereits das Verhindern von Doppelbuchungen sorgt für Entlastung bei der täglichen Arbeit. 

Doch wir machen noch mehr: Wir unterstützen dabei, Arbeitsprozesse zu hinterfragen und zu optimieren. Besonders freuen wir uns, wenn wir als Ideengeber wahrgenommen werden und unsere Kunden in der täglichen Praxis unterstützen können.

Du willst mehr Auslastung und gleichzeitig Zeit sparen? Dann bist du bei vOffice richtig!

Die Einzigartigkeit von vOffice zeichnet sich durch die hohe Praxisnähe, die enorme Funktionsbreite und vielfältige Individualisierungsmöglichkeiten aus. Bei vOffice können sämtliche Prozesse und Arbeitsabläufe von Anfang bis Ende in einer Lösung abgebildet werden. Natürlich entwickeln unsere FeWo-Experten die Software täglich weiter und freuen sich über Hinweise und Wünsche unserer Kunden.

Ja, wir unterstützen unsere Kunden bereits vom ersten Tag an. Wir organisieren gemeinsam die Datenübernahme aus deinem Vorgängersystem und identifizieren die wichtigsten Optimierungspotentiale deiner Ferienvermietung.

Ein strukturiertes Onboarding mit deinem persönlichen Berater ist bei uns im Preis inklusive und sichert dir den zukünftigen Erfolg mit vOffice im Tagesgeschäft. Dabei setzen wir auf wöchentlich feste Einrichtungstermine. So arbeiten bei uns mehr als 15 erfahrene Berater, die dich bei der Einrichtung und dem Tagesgeschäft jederzeit unterstützen. Unser Paket wird abgerundet durch tolle Lernvideos und eine Online-Hilfe, mit der du jederzeit eine Antwort auf deine Fragen erhältst.

Ja, vOffice ist eine mobile-fähige Webapplikation und kann auf jedem internetfähigen Gerät (Computer/Laptop, Tablet, Smartphone) problemlos als auch ortsunabhängig genutzt werden.

Unsere Software eignet sich vor allem für die professionelle Ferienagentur mit einem Full-Service-Angebot.

vOffice unterstützt dich bei einer Vielzahl von Aufgaben, wie zum Beispiel:

• Vermarktung & Vertrieb der Unterkünfte inkl. dem Angebot von Vor-Ort-Services,
• Gästebetreuung, Check-In/-Out, Newsletter-Marketing & Blog,
• Facility-Management und Housekeeping,
• Mietabrechnung und Eigentümerverwaltung,
• Banking und Rechnungswesen, u.v.m.

Ja, vOffice kann gemäß deiner Storno- und Bearbeitungsgebühren die Rechnung im Handumdrehen erstellen und dabei auch Ersatzvermietungen automatisch berücksichtigen

Ja, auch bestätigte oder stornierte Verträge lassen sich zu jedem Zeitpunkt noch frei bearbeiten. Dabei wird auf Buchungsrestriktionen geprüft und auf Abweichungen hingewiesen. 

Ja, der Buchungsprozess kann individuell gestaltet werden und sogar nach Objekten bzw. Objektgruppen und Zeiträumen differenziert werden - Du kannst frei zwischen manuellen Buchungsbestätigungen bei eingehenden Buchungsanfragen bis hin zur hochautomatisierten Direktbuchung frei wählen und somit alle individuellen Buchungslogiken deiner Ferienvermietung umsetzen. 

Mit einem Channel Manager lassen sich Fewos, Ferienhäuser, Chalets und mehr automatisiert über verschiedene Buchungsportale vermarkten. Diese Channels sind große Buchungsplattformen wie Airbnb, Booking.com, vrbo bzw. fewo-direkt. Doch auch die eigene Website der Agentur ist ein wichtiger Vertriebskanal für Ferienwohnungen und Ferienhäuser. 

Die Software synchronisiert dabei die Verfügbarkeiten, Preise und Buchungen über alle Kanäle hinweg, um Doppelbuchungen zu vermeiden und den Umsatz zu maximieren. 

Die Schreibweise spielt dabei übrigens keine Rolle: Fewo-Channelmanager, Fewo Channelmanager oder Fewo Channel Manager unterstützen sie bei der Verwaltung  von Ferienwohnungen und Ferienhäusern.

Doch erst die Verknüpfung und Datenübertragung an ein Property Management System (PMS), macht einen Channelmanager so wertvoll und wichtig!

Die Nutzung kostet die Ferienagentur selbst nichts. Im Gegenteil: Der Channelmanager ermöglicht dir eine maximale Reichweite und optimale Sichtbarkeit deiner Unterkünfte, egal ob Ferienwohnung oder andere Ferienunterkunft, während die Vertriebsprovisionen durch den Gast getragen werden. Natürlich pflegen wir unsere Schnittstellen laufend, um dir alle Möglichkeiten eines zeitgemäßen Channelings und einer modernen Buchungsstrecke zu bieten.

Nein, es ist keine zusätzliche Pflege von Hand notwendig. Der vOffice Channel Manager kann bei den allermeisten Portalen die Verfügbarkeiten, Bilder, Preise, Texte, Buchungsbedingungen, Ausstattungsmerkmale und Stornobedingungen etc. automatisch übertragen.

Auch hier unterstützt dich die Automatisierung von vOffice. Unsere Software legt die Belegungen mit allen vom Portal zur Verfügung gestellten Informationen samt Provision, Preisen und Verfügbarkeiten automatisch an, um den manuellen Pflegeaufwand so gering wie möglich zu halten.

Du willst eine buchungsoptimierte Website und möglichst wenig Aufwand bei maximaler Individualisierung?

Dann ist die Website von vOffice für deine Ferienvermietung die perfekte Lösung, um eine hohe Auslastung zu erzielen, alle Informationen für deine Gäste und Eigentümer bereitzustellen und einen modernen Außenauftritt in deinem persönlichen Corporate Design umzusetzen. Mehr als 200 Websites von vOffice für professionelle Ferienvermietungen sprechen für sich, es gibt quasi keine Anfrage, die wir noch nicht kennen.

Bei einer vOffice-Website zahlst du grundsätzlich keine Buchungsprovisionen - wir nehmen auch keinen €-Betrag pro Buchung!

Wir bieten die nahtlose Integration von Online-Payments über unseren Partner Stripe an, somit kann dein Gast zwischen vielen Zahlungsmitteln, wie bspw. Kreditkarte, Klarna, Paypal & Co., entscheiden. Außerdem kannst du deinen Gästen den Abschluss einer Reiserücktrittversicherung anbieten, ganz einfach und ohne Mehraufwand.

Ja, vOffice verfügt über eine offene API, so dass auch externe Web-Developer deine FeWo-Website entwickeln und pflegen können.

Ja! Schnell und einfach integrieren wir für dich die Reiserücktrittversicherung nahtlos in den Buchungsprozess auf deiner Website.

Deine Gäste profitieren von der passenden Versicherung im Buchungsprozess und du verdienst sogar noch ohne Mehraufwand etwas dazu. Das klingt gut? Melde dich, wir beraten dich gern!

Unser 6-köpfiges Website Team betreut dich von Anfang an persönlich und setzt alle deine individuellen Anforderungen und Wünsche um.

Parallel zu deinem Software-Onboarding wird deine neue Website entwickelt, so dass du pünktlich in deinem vereinbarten Zeitplan mit Website und vOffice-Software live gehen kannst.

Unser Website-Team ist von Montag bis Freitag für dich da und unterstützt dich bei einfachen Fragen bis hin zur Neu- & Weiterentwicklung deiner Website.

Natürlich freuen wir uns auch mit dir gemeinsam über die nächsten Schritte deines Webauftritts zu brainstormen und beraten dich kostenlos zu den Best Practices aus über 200 entwickelten Websites.

Für uns ist ein standardisierter Umgang mit Datenschutz & Co. ein essentieller Teil des Erfolgs. Wir bieten dir daher eine maximale Entlastung bei diesem wichtigen Thema. Sowohl bei der Datenschutzerklärung als auch beim Consent Manager ("Cookie-Tool") bereiten wir für dich alle notwendigen Schritte vor - damit du dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst.

Ja, es können sämtliche Dienstpläne inkl. Urlaubsplanung in vOffice geführt werden. Dabei werden sogar vereinbarte Wochentage und Wochenarbeitszeiten Deiner Teammitglieder berücksichtigt.

vOffice unterstützt dich bei der optimalen Einsatzplanung auf Basis von gesammelten Daten und ermittelt automatisch Prognosen, Personalkapazitäten und Anforderungen.

vOffice kann dich automatisch an wiederkehrende Tätigkeiten, wie z.B. die Fensterreinigung, erinnern und deren Erledigung überwachen. Du brauchst nichts mehr dem Zufall zu überlassen oder parallele Excel-Listen zu führen.

Der Kunde hat alle Informationen zu seiner Reise auf einen Blick, wird bemächtigt, optionale Nebenleistungen selber hinzuzubuchen, erhält die Zahlungsinformationen gemäß deiner Reservierungsbedingungen und kann sich selbstständig über die Region informieren. Das spart dir zeitintensive Rückfragen via E-Mail oder Telefon.

Ja, du kannst die Inhalte deiner Gäste-App selbst bestimmen - egal, ob WLAN-Passwort oder Restaurantempfehlungen.

Ja, das Gäste-Feedback kann auf Wunsch direkt nach Abreise automatisch über die Gäste-App abgefragt werden.

Die vOffice Gäste-App ist auf allen bekannten Endgeräten verfügbar und passt sich dank ihrer responsiven Eigenschaft der jeweiligen Bildschirmgröße an.

Ja, vOffice verfügt über eine offene API, so dass auch externe Web-Developer deine Gäste-App entwickeln und pflegen können.

Nein, ein Portal-Zugang pro Eigentümer reicht aus. Die Software erkennt automatisch welchem Eigentümer die Unterkünfte zugewiesen sind. So findet der Eigentümer alle Informationen zu seinen Unterkünften an einer Stelle und behält stets die Übersicht.

Ja, du kannst die Rechte deiner Eigentümer individuell bestimmen. Hierdurch kannst du entscheiden, welche Eigentümer bspw. Eigenbelegungen buchen dürfen und welche Informationen zu Reservierungen, Belegungen und Gäste-Feedback eingesehen werden dürfen.

Ja, vOffice lädt die Rechnungen nach deren Erstellung automatisch in den Eigentümerbereich. Du kannst sogar entscheiden, ob es zwischen der Rechnungserstellung und deren Veröffentlichung im Eigentümerbereich eine zeitliche Verzögerung geben soll, um mögliche Korrekturen oder Nachbuchungen zu erlauben. Auf jeden Fall sparst du dir den mühsamen Versand per Post und bleibst auch bei Korrekturen digital und flexibel.

Bei vOffice erfolgt die Eigentümerabrechnung automatisiert und aus einer Hand. Das bedeutet, es fällt kein zusätzlicher manueller Zeitaufwand an. 100 Eigentümerabrechnungen dauern ca. 5 Minuten.

Ja, sowohl die persönlichen Dienstpläne der Mitarbeiter als auch einzelne Aufgaben, sowie mögliche Aktualisierungen werden ad hoc an die App übermittelt. Statusmeldungen werden im Gegenzug zurückgesendet.

Ja, die mobile vOffice-App kann auch im Funkloch problemlos benutzt werden. Alle Daten werden zwischengespeichert und bei der nächsten Verbindung mit dem Netz aktualisiert.

Ja, es können sowohl Fotos als auch Textnachrichten mit der mobilen vOffice-App erstellt und direkt an die Verwaltung gesendet werden.

Ja, mit der TeamApp kann das persönliche Zeitprotokoll geführt werden.

Ja, eingehende Zahlungen werden einer Buchung automatisch zugeordnet, zeitgleich kann der Gast hierüber per E-Mail benachrichtigt werden.

Ja, Überweisungen können sowohl manuell als auch automatisch erstellt und bspw. per Sammelüberweisung direkt an die Bank übermittelt und freigegeben werden.

Nur Benutzer, welche über die Berechtigung für das "Banking-Modul" verfügen, können die Bankumsätze sehen und Überweisungen tätigen. Die Nutzerrechte lassen sich präzise in vOffice einrichten und bei Bedarf leicht anpassen.

Es können viele verschiedene Routineabläufe, wie bspw. der E-Mail- und SMS-Versand, Buchungs- und Stornierungsprozesse, das Dokumentenmanagement sowie das Aufgabenmanagement automatisiert werden. vOffice unterstützt dich bei einer Vielzahl von Automatisierungen, wir zählen mittlerweile mehr als 1.000 aktive Automatisierungen bei unseren Kunden.

Nein, die Nutzung der Automatisierung ist für den Anwender einfach zu verstehen und erfordert keine Programmierkenntnisse. Es reicht, wenn du weißt, welche Prozesse deiner Ferienvermietung dir heute zu viel Zeit rauben. Unsere Berater helfen dir gern.

Je nach Anbieter können mit der vOffice-Automatisierung auch externe Systeme verknüpft werden. Entdecke die Möglichkeiten der Automatisierung in einem Gespräch mit den vOffice-Experten.